ERP para un taller pequeño: qué necesita de verdad y cuánto cuesta

Qué necesita de verdad un taller pequeño

Cuando un taller de cinco o diez personas busca un ERP para talleres, suele encontrarse con programas pensados para empresas con departamentos de compras, de producción y de calidad. Nada de eso es malo, pero se paga en dinero, en formación y en tiempo de implantación. La pregunta práctica no es qué puede hacer el programa, sino qué problemas tienes hoy que te cuestan horas o dinero.

En los talleres con los que hablamos, los problemas se repiten: se presupuesta por intuición, el albarán se hace a mano y la factura se redacta días después, los cobros se persiguen de memoria y nadie sabe qué trabajos dejaron margen. A partir de ahí, estas son las funciones que consideramos imprescindibles.

Funciones imprescindibles

• Coste y presupuesto por trabajo: material, horas de máquina o de taller y otros costes, con tu margen encima, para saber cuánto ganas antes de ofertar.
• Clientes y catálogo: una sola ficha por cliente y un catálogo de materiales, servicios y tarifas que no haya que reescribir.
• Albarán o parte de trabajo: con la conformidad del cliente, de modo que haya prueba de lo entregado.
• Facturas enlazadas al albarán: que la factura salga de lo entregado, sin volver a teclear.
• Cobros y vencimientos: qué está pendiente, qué se ha vencido y a quién reclamar esta semana.
• Gastos y facturas de proveedor: registrar lo que compras con el menor esfuerzo posible.
• Informes de margen: facturado, cobrado, pendiente y margen por trabajo o por cliente.
• Permisos por perfil y copias de seguridad: que cada persona vea lo que le toca y que tus datos no dependan de un solo ordenador.
• Uso desde el móvil: el taller no está en la oficina; el albarán se hace donde se entrega.

Funciones útiles más adelante

Control de stock de repuestos y material, planificación de máquinas, solicitudes de compra y comparación de ofertas, gestión de calidad y trazabilidad por lote. Tienen sentido cuando el volumen lo pide; si las necesitas desde el primer día, es mejor decirlo desde la primera conversación.

Lo que casi nunca hace falta al principio

Contabilidad completa dentro del programa (suele llevarla la asesoría), producción con captura de datos de planta en tiempo real y módulos de recursos humanos. Pagar por ellos desde el principio es la forma más habitual de que un ERP resulte caro.

Cuatro opciones: Excel, ERP genérico, ERP sectorial y a medida

Hay cuatro caminos. Ninguno es el mejor en abstracto; cada uno encaja en una situación. Esta tabla resume cuándo, y qué suele salir mal con cada uno.

Dos aclaraciones. Primera: no es un salto de todo o nada. Muchos talleres empiezan con hojas de cálculo bien ordenadas y pasan a un programa sectorial cuando el volumen de albaranes les quita las tardes. Segunda: «sectorial» y «a medida» no se excluyen; un programa sectorial con los módulos adecuados cubre la mayoría de los casos y deja lo realmente especial para una adaptación concreta.

Y una pregunta que casi nadie hace: ¿cómo se sale? Con hojas de cálculo, sales cuando quieres. En el resto, pregunta si puedes exportar clientes, catálogo, albaranes y facturas en un formato abierto, porque ese es el verdadero precio de la libertad dentro de cinco años.

Cuánto cuesta: compara el coste a tres años, no la cuota

Comparar cuotas mensuales es el atajo más habitual y el que más engaña. Un programa con una cuota baja puede salir caro si cobra la implantación, cada usuario extra, cada adaptación y cada módulo; otro con cuota más alta puede incluir todo eso. El método para compararlos es sumar, para tu caso concreto, lo que pagarías en 36 meses.

Estos son los conceptos que debe aparecer en cualquier presupuesto, y que conviene pedir desglosados:

• Implantación y puesta en marcha, con qué incluye (configuración, carga de datos, formación).
• Cuota periódica y a qué usuarios cubre.
• Precio de cada usuario adicional y desde cuándo se cobra.
• Módulos que no vienen de serie y cuánto cuestan.
• Adaptaciones a tu forma de trabajar: horas incluidas y precio de las siguientes.
• Migración de datos desde tu sistema actual.
• Soporte: horario, canal y si tiene coste.
• Permanencia, plazo de aviso para darte de baja y coste de exportar tus datos.

Ejemplo ficticio con cifras inventadas, solo para ilustrar el método: un taller con seis personas y tres usuarios en el programa recibe dos ofertas, X e Y. Ninguna corresponde a un producto real.

A primera vista, la diferencia entre 150 y 90 euros al mes parece pequeña; a tres años se multiplica por más de dos. Y todavía falta preguntar cuánto cuesta añadir un cuarto usuario, qué horas de soporte entran y qué pasa si quieres irte.

Lo que podemos confirmar del nuestro

Nuestro programa, IndunexIA, tiene estos precios publicados en la web, sin IVA: puesta en marcha de 690 € con la oferta de lanzamiento, en un solo pago al empezar, mantenimiento orientativo de 69 € al mes con los tres primeros meses gratis, y 15 € al mes por cada usuario extra desde el primer mes. No hay permanencia (30 días de aviso). Tras la demo recibes el presupuesto cerrado por escrito; no damos por buena una cifra hasta ver tu caso.

Preguntas que conviene hacer antes de firmar

Con cualquier proveedor, también con nosotros, estas preguntas separan una venta cómoda de una implantación que funciona. Apúntalas y compara las respuestas por escrito.

1. ¿Puedo ver mi propio trabajo en el programa? Un presupuesto real, su albarán y su factura, con tus tarifas. Una demo con datos genéricos no demuestra que el programa encaje en tu taller.
2. ¿Dónde están mis datos y quién puede verlos? País, servidor, copias de seguridad y qué ocurre con ellos si dejas de pagar.
3. ¿Puedo exportar todo en un formato abierto? Clientes, catálogo, albaranes, facturas y gastos.
4. ¿Se conecta con lo que ya uso? Con tu asesoría, con tu programa actual o con el correo. Si tiene conexión directa (API), se integra; si no, pregunta cómo lo resuelven.
5. ¿Cuántos usuarios hacen falta y cuánto cuesta cada uno? Piensa en quien presupuesta, quien factura y quien hace albaranes en la calle.
6. ¿Qué horas de adaptación entran en el precio? Y cuánto cuesta cada hora adicional.
7. ¿Quién me atiende y cuándo? Horario, canal y tiempo habitual de respuesta.
8. ¿Cuánto tarda en estar funcionando? Pide semanas concretas y qué tienes que aportar tú en cada una.
9. ¿Qué compromiso de permanencia hay y cómo me doy de baja?
10. ¿Cuál es el plan para la normativa de facturación? El reglamento de sistemas informáticos de facturación (Verifactu) tiene un calendario todavía en movimiento. Pregunta a cada proveedor qué prevé hacer y cuándo; no aceptes un «ya lo veremos» sin fecha.

Si una respuesta es vaga, pídela por escrito. Un proveedor serio responde con precisión y sin presión por firmar esa misma semana.

Cómo decidir sin equivocarte

Esta secuencia de cuatro pasos reduce el riesgo, y no cuesta más de unas horas de tu tiempo.

1. Anota tus tres mayores pérdidas de tiempo. Por ejemplo: presupuestar, hacer albaranes y perseguir cobros. Las funciones del programa deben resolver esas tres antes que cualquier otra.
2. Reúne datos reales. Una lista de clientes, un catálogo con tarifas y tres trabajos recientes con su coste real. Con eso, cualquier demo se convierte en una prueba.
3. Pide una demo con esos datos a dos o tres opciones y compara el esfuerzo, no las funciones: cuánto tardas en sacar un presupuesto y en pasar un albarán firmado a factura.
4. Haz la cuenta a 36 meses con el desglose anterior y escoge la opción que cuesta menos para tu caso, no la de la cuota más baja.

Y si tu proceso no encaja con ninguna oferta estándar, es posible que lo mejor sea una adaptación o un desarrollo concreto. Es lo que hacemos en nuestro servicio de desarrollo a medida con IA. Si el cuello de botella está más en el papeleo que en el programa, también puedes mirar cómo automatizar procesos con IA sin cambiar de ERP. Y si quieres saber qué tipos de taller y empresa industrial atendemos, lo explicamos en nuestra página de soluciones para la industria.

Para calcular antes de nada lo que te cuesta cada trabajo, tienes el artículo sobre cómo calcular el coste hora máquina y presupuestar con margen; lo necesitarás sea cual sea el programa que elijas.